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¿Qué es un motor de reservas?
Podemos definir un motor de reservas cómo un tipo de sistema informático que funciona de manera automática. Nos permite gestionar las reservas del negocio directamente a través de la red. La agencia de viaje recibirá la información sobre las reservas que se reciban, incluyéndose en una práctica base de datos que se podrá controlar cómo se desee.
¿Para qué se utiliza un motor de reservas?
Este motor se utiliza para gestionar las reservas que el negocio va a tramitar. Fue un sistema pensado por las compañías para entrar de lleno en Internet, ampliando las posibilidades de reservar cualquier viaje (que hasta entonces se limitaban a reservar de forma física, o bien por teléfono).
Es un sistema que funciona automáticamente, un tipo de software que hace todo el proceso de reserva online: desde proporcionar información sobre el viaje, indicar algunas condiciones, dar la posibilidad de personalizarlo al antojo del cliente y hasta concluir con el pago.
Debido a lo práctico que resultan estos motores de reservas se extendieron a otros negocios, como al sector hotelero (para reservas en hoteles), al sector hosteleros (para reservar una mesa en un restaurante), etc.
¿Por qué deberías añadir un motor de reservas en una agencia de viajes?
¿Todavía no tienes implantado un motor de reservas en la plataforma de tu agencia de viajes? Sigue leyendo para descubrir algunos de los principales motivos que te indicará por qué debes implantarlo ya mismo.
Crecimiento del comercio electrónico
De cara al 2010, ya un 66% de los españoles utilizarían Internet para hacer, por lo menos, una compra al año. Un 70% de los mismos descubrieron una nueva manera de encontrar a un precio más barato, además de comparar entre una larga serie de ofertas.
Precisamente uno de los servicios más demandados fue el de la reserva de viajes en agencias y hospedaje en hoteles (es decir, servicios relacionados con viajes).
Ahorro de comisiones
Si la agencia de viajes gestiona sus reservas desde la web conseguirá un interesante ahorro en comisiones a través los intermediarios de siempre.
Al mismo tiempo, la empresa podrá gestionar los paquetes de viajes y hacer las combinaciones que más convenga en cada momento. Por ejemplo, podrá lanzar ofertas especiales con las que consolidar a nuevos clientes.
Proceso de compra simplificado
Un motor de reservas ayuda a simplificar mucho el proceso de reserva. Como ya hemos comentado, ni tendrá que presentarse en la agencia de manera física, ni tendrá que hacer una llamada. Todo el proceso se iniciará y se terminará a través de Internet.
Además, la interfaz ha sido diseñada para adaptarse a todo tipo de usuario, sin requerir de conocimientos avanzados de informática. Reduce el tiempo de espera para los clientes, además de facilitar el trabajo a la agencia y a los empleados.
Automatización
Si se produce un cambio de precios, o de disponibilidad, hacer los cambios será muy fácil. El sistema está automatizado a través de una base de datos; simplemente habrá que acceder al contenido en cuestión y hacer el cambio.
Al mismo tiempo, la baja de reservas es automática. Por ejemplo, si para un viaje tan sólo quedan 10 reservas, conforme cada cliente vaya reservando se irá restando una. Si se llega a cero, el sistema no permitirá aceptar más reservas, algo que evitará situaciones comprometidas.
Si estos procesos no estuvieran automatizados se tendrían que gestionar de manera manual, lo que incluiría utilizar un mayor número de recursos.
Diferencias entre un motor de reservas, un channel Manager y un sistema Front Desk
Estas tres herramientas pueden complementarse muy bien entre sí, pero no siempre son necesarias. Por ejemplo, si estamos hablando de una agencia de viaje pequeña, quizá con un motor de reservas podamos hacer todo el trabajo.
Como ya hemos comentado, un motor de reserva es un programa que se emplea para gestionar las reservas que se reciben a través de Internet. Teniendo en cuenta que cada vez se reserva más en línea, los motores deben de adaptarse a las nuevas necesidades, deben ser eficientes, escalables, debe de integrarse con una segura pasarela de pago para aceptarlos, etc.
Un Channel Manager permite gestionar diferentes canales de reserva online. Utilizan un modelo basado en pooled inventory. Es decir, que no importará el momento o el lugar desde el que recibas la reservas (puede ser desde la plataforma web, desde una página de reservas de terceros, desde recepción…), todo estará integrado con la base de datos del negocio, por lo que se evitarán los temidos problemas de overbookings.
Las principales ventajas de usar este canal es la posibilidad de vender la mayor cantidad de viajes a través de la mayor serie de canales. Al mismo tiempo se reducen las tareas administrativas, el tiempo que se necesita para gestionar el inventario y los problemas de reservas.
El turista recibirá de forma automática la confirmación de la reserva desde la web en dónde la ha consolidado.
Finalmente, un sistema front desk es un software que se utilizará en una agencia de viajes pequeña para automatizar todas las operaciones. Se encarga de gestionar las siguientes funciones:
- Procesamiento de reservas (desde diferentes puntos de venta).
- Gestión de detalles de las reservas
- Monitorización del estado del inventario, así como de las tarifas de los viajes.
- Gestionar y mejorar la comunicación del cliente (por ejemplo, mandándole e-mails o SMS automatizados).
Los sistemas de front desk han evolucionado tanto en los últimos tiempos que ahora se puede integrar tanto con los motores de reserva, como con los sistemas de channel managers.
Algunas empresas ofrecen soluciones 3 en 1 que permiten integrar los recursos anteriores en tan sólo uno. Suelen ser más interesantes, ya que el precio es bastante más asequible.
Así que ya sabes: si quieres mejorar la experiencia del usuario a la hora de contratar el viaje y mejorar la eficiencia de la empresa, estos sistemas pueden ser lo que buscas.
